Wie Digitalisierung, Automatisierung und HR Tech das Recruiting besser machen


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Digitalisierung, Automatisierung und web-basierte Technologien halten schon seit langem Einzug in viele Bereiche des Unternehmens, doch gerade im HR und insbesondere im Recruiting findet man noch viele manuelle Prozesse oder stark veraltete Bewerbermanagementsysteme, die den Recruitern die Arbeit alles andere als leicht machen.

Moderne und nutzerfreundliche Systeme für das Recruiting gibt es schon länger, diese waren aber bisher häufig noch nicht so weit entwickelt, als dass diese wirklich in deutschen Unternehmen eingeführt werden konnten. Es gilt ja schließlich auch ein gewaltiges und vor allem teures System abzulösen, das alle Anforderungen an ein ganzheitliches System und vor allem dem deutschen Datenschutz erfüllt. Folglich wurde weiter an den Systemen festgehalten, die die Nutzeroberfläche eines gewaltigen ERP Systems haben und deren Prozesse nicht einfach angepasst werden können. Das führt nicht nur zu Frustration bei den Recruitern, sondern auch zu gewaltiger Frustration bei den Bewerbern, die sich durch unendlich erscheinende Bewerbungsprozesse kämpfen müssen und im Zweifelsfall dann die Bewerbung doch nicht übermitteln, da es schlichtweg zu kompliziert ist.

Das soll nun alles besser werden versprechen die HR Technologien, die innovative web-basierte Lösungen anbieten. Nutzerorientiert, flexibel, günstig und auch noch sicher sollen diese sein.

Wie kann dies nun das Recruiting verändern?

Seit einiger Zeit begleiten wir nun mehr und mehr Unternehmen, die nicht nur von neuen Technologien träumen, sondern auch wirklich die alten Systeme abschalten und durch moderne Systeme ersetzen. Da werden Bewerbermanagementsysteme durch „Candidate Relationship Management Systeme“ ersetzt und mit „Referral Programmen“ verbunden und mit einer „Predictive Analytics Engine“ so erweitert, dass man immer weiß wer gerade nach einem neuen Job sucht oder eher „offen für eine neue Herausforderung“ ist.

Schauen wir uns mal an, wie diese Technologien die Praxis verändern.

Bisher sieht es bei den meisten Recruiting Teams noch so aus:

  1. Der „Hiring Manager“ (die Person, die als Führungskraft die Einstellung verantwortet) hat eine konkrete neue Stelle zu besetzen. Dies geschieht in den meisten Fällen ad hoc und selten weit im Voraus geplant. Dies führt zu der üblichen Aussage „ich brauche jemanden am besten gleich morgen oder heute“, die fast jeder Recruiter kennt.
  1. Der Recruiter ist in Alarmbereitschaft versetzt und beginnt erst mal händisch die Stelle in die üblichen Stellenbörsen einzutragen. Zusätzlich werden noch schnell bei den Professional Social Networks wie Xing und LinkedIn (auch wieder händisch) ein paar oder gleich (dank Recruiter-Lösungen) ein paar hundert Personen kontaktiert. Wenn Budget vorhanden ist, wird auch gleich die Personalberatung beauftragt, auch hier natürlich wieder die üblichen Verdächtigen.
  1. Im Idealfall erhält der Recruiter nun mehr und mehr Kandidaten für diese Stelle (natürlich nicht „heute oder morgen“ wie vom Hiring Manager gewünscht), „klickt“ sich händisch durch die eingegangenen Bewerbungen und bewertet mittels Bauchgefühl und Erfahrung, welche Bewerbungen wirklich gut sind.
  1. Anschließend werden (auch wieder manuell) Telefoninterviews und dann persönliche Vorstellungsgespräche vereinbart und durchgeführt. Allein die Koordination dieser Gespräche wird bereits einen Großteil der Arbeitszeit des Recruitings einnehmen.
  1. Im Idealfall entscheidet sich dann der/die „Hiring Manager“ für eine/n Kandidaten/in, auch hier wieder basierend auf den bereits gemachten Erfahrungen und vor allem dem Bauchgefühl. Das führt dazu, dass fast die Hälfte aller Einstellungen in den ersten 18 Monaten als „Fail“ zu bewerten sind. Nicht jeder Hiring Manager ist schließlich umfangreich erfahren oder darauf trainiert, die richtigen Personen auszuwählen.

Dieser Prozess ist in den meisten Unternehmen noch sehr manuell und oft nicht sonderlich erfolgreich, was unverständlich ist, da es doch beim Recruiting darum geht die besten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Zukunft des Unternehmens zu finden und für das Unternehmen zu gewinnen. Sprich die Top Talente zu „akquirieren“.

Das führt bei Recruitern zu Frustration, da diese nur noch im „Fire Fighting“ Modus sind und die meiste Zeit der Woche mit administrativen Arbeiten verbringen und damit den Systemen zu sagen was passiert ist. Die Kandidaten und Manager sind frustriert, da beide viel Zeit aufwenden müssen und der gesamte Prozess sehr zäh und kompliziert ist.

Wie kann Technologie, Digitalisierung und vor allem Automatisierung dies verbessern?

Gehen wir mal einen Schritt zurück und überlegen was der Idealfall aus Sicht der beteiligten Personen ist:

Die Kandidaten wollen eine richtige Übersicht bekommen was das Unternehmen bietet und sich auf passende Stellen leicht und unkompliziert bewerben können. Der Prozess soll schnell, transparent, professionell aber auch persönlich sein.

Die Hiring Manager wollen einfach und schnell genau die richtige Person für die Stelle finden ohne selber viel Zeit investieren zu müssen und am besten nur perfekt passende Kandidaten schnell zur finalen Auswahl erhalten.

Recruiter wollen im Idealfall als wirkliche Business Partner gesehen werden und auch so arbeiten, strategisch und nicht nur administrativ. Dann sollen am besten ohne großen Aufwand schnell passende und vor allem wechselwillige Kandidaten zu ihnen finden und sich mit allen Unterlagen in einer standardisierten Form bewerben. Das ganze langwierige Sichten der Bewerbungsunterlagen soll jemand anderes machen und sich mit den vielen nicht passenden Personen beschäftigen.

Schauen wir uns nun mal an wie der oben beschriebene Prozess aussehen kann, wenn neue Technologien, Digitalisierung und Automatisierung richtig kombiniert eingesetzt werden.

  1. Die Hiring Manager sieht einen Bedarf für eine neue Stelle und kontaktiert das Recruiting Team. Hier beginnt nun schon der erste große Unterschied zu dem „ich brauche jemanden heute!“-Bedarf, denn dank einer klaren HR Datenstruktur, transparenter Talent- & Performance Management Systemen und einer „predictive analytics engine“, die intern die Daten aus Performance-, Feedback- und Zufriedenheitsmessungen kombiniert, hat der Recruiter bereits eine gute Vorhersage vorliegen, welche Stellen wann neu zu besetzen sind. Somit ist der Recruiter vorgewarnt und ist nicht überrascht von der neuen Stelle.
  1. Dank dem oben genannten System, kann der Recruiter direkt auf den bestehenden Talent-Pool zugreifen und sowohl interne und externe Talente direkt sehen. Die Engine liefert automatisch einen Abgleich der Anforderungen mit den internen Kandidaten, die gerade für einen internen Wechsel in Frage kommen.

Zusätzlich kann der Recruiter nun mit einem Klick externe Kandidaten durchsuchen. Dies geschieht durch eine semantische Suchtechnologie, die aus der bestehenden Stellenbeschreibung gleich passende Kandidaten aus dem eigenen Talent Pool, Lebenslaufdatenbanken, Karrierenetzwerken und Professional Social Networks identifiziert und so die händische boolesche Suche erspart. Zusätzlich kann kann dank „social job seeking score“ eine noch relevantere Liste erstellt werden und zwar von Personen, die nicht nur passen, sondern auch gerade (laut dem Online-Verhalten) offen für einen neuen Job sind.

Diese Personen können nun mit Hilfe einer standardisierten Ansprache, die automatisch personalisiert wird, mit nur einem Klick angesprochen werden.

Zusätzlich zu dieser gezielten Ansprache, kann der Recruiter noch mit einem Klick eine Kampagne erstellen, die über eine Engine die Stelle in die Quellen postet, die für die Zielgruppe am erfolgversprechendsten ist. Somit müssen nicht immer die gleichen Quellen genutzt werden, sondern die Maschine optimiert diesen Prozess.

  1. Dank optimiertem und vor allem automatisierten Posting und Sourcing, kann nun der gesamte Sourcing Prozess mit nur wenigen Klicks so effizient gestaltet werden, dass der Recruiter nur gut passende und vor allem wechselwillige Kandidaten und Kandidatinnen aus dem eigenen Unternehmen und vom externen Kandidatenmarkt präsentiert bekommt.
  1. Diese Kandidaten werden nun in Form eines On-Demand Video Interviews gesichtet und mittels tausender Parameter vom System vorbewertet. Diese Parameter basierend auf unterschiedlichen Modellen und ermöglichen eine gute Vorauswahl und Bewertung, die über das Bauchgefühl um ein Vielfaches hinausgeht. Somit können viele Interviews vom Recruiter mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden.

Die daraus resultierende Liste wird direkt für den Hiring Manager freigeschaltet, der sich nur die relevanten Antworten der besten Bewerbungen ansehen kann und die Personen für das persönliche Interview auswählt.

  1. Die Personen auf dieser Shortlist werden nun automatisch und voll digital von einer „Interview-Scheduling-App“ kontaktiert, die Dank Zugriff auf relevante Kalender den Bewerbern mögliche Zeitfenster vorschlägt, die Termine vereinbart und mit den Kalendern synchronisiert.
  1. Die persönlichen Interviews können nun dank klarer, automatisierter und transparenter Vorauswahl strukturiert geführt werden und es können klare Schwerpunkte auf die wirklich wichtigen Dinge gelegt werden.
  1. Ist nun die finale Person identifiziert, kann der Recruiter den Vertrag direkt aus der Stellenbeschreibung und dem Lebenslauf erstellen lassen und per digitaler Signatur vom Kandidaten unterschreiben lassen. Dank individuellem Nutzerzugang kann nun der neue Mitarbeiter seine Daten und Unterlagen direkt im HR System vervollständigen und erhält alle relevanten Unterlagen und Termine in seine „App“ eingespielt.

Somit kann ein solcher Recruiting Prozess alle administrativen Schritte digitalisieren und automatisieren. Es können wertstiftende Tools in den Prozess integriert werden, so dass das Sourcing, die Vorauswahl, die Terminvereinbarung und auch das On-Boarding schnell und effizient umgesetzt werden kann.

Das ermöglichen mehrere ineinander integrierte Applikationen, die so verzahnt sind, dass alles in einer Umgebung funktioniert und die bestmögliche Nutzererfahrung bei Recruiting, Hiring Management und vor allem Bewerbern schafft.

Und das Beste – dieser Prozess, der Einsatz dieser Technologien und vor allem die damit verbundenen Effizienzsteigerungen sind alle heute schon möglich.

Sie möchten die Chancen, die Digitalisierung und Automatisierung Ihren individuellen Anforderungen bieten können, ganz unverbindlich mit uns diskutieren? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!
-Sören Winter-

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